lunes, 2 de febrero de 2009

EL PLAN DE GESTIÓN EMPRESARIAL (N° 2)



El plan de gestión empresarial: en el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo, tienen que hacer un trabajo excelente, si quieren tener éxito en un mercado que se caracteriza por un rápido crecimiento y una dura competencia, tanto nacional como internacional. Los consumidores y las empresas se encuentran con gran abundancia de ofertas, al buscar satisfacer sus necesidades y por tanto, buscan calidad excelente, valor, o costo cuando escogen entre sus suministradores. Estudios recientes han demostrado que la clave de la rentabilidad de las empresas descansa en conocer y satisfacer al público con ofertas competitivas. Las empresas de hoy se hayan afectadas por una situación de cambios, de intensidad y características, muy distintas a las épocas anteriores, que configuran el actual mundo de los negocios, como son entre otros, modificaciones profundas en la estructura organizacional, nuevos sistemas de dirección, cultura de calidad y excelencia, reconocimiento de la responsabilidad de la empresa, desarrollo de la innovación tecnológica, nuevas estructuras de negocio e importancia de servicio al cliente. Para obtener éxito en el logro de la ventaja competitiva es necesario lograr la adaptación de sistemas de mayor contenido en los sistemas de gestión de forma tal que se pueda compatibilizar la filosofía del servicio con las exigencias del entorno.

“Una de nuestras premisas de una buena planificación estratégica es que sea abierta al mayor número de personas dentro de la organización y sobretodo en las pequeñas que esto es más sencillo”.

Antes que nada es necesario exponer una serie de conceptos. Veamos las diferencias existentes entre un Plan Estratégico y un Plan de gestión, así tenemos que:+}

El plan estratégico:
  • A largo plazo

  • Marca prioridades estratégicas

  • Recoge lo importante para la estrategia

  • Liga la Visión con la operativa

  • Lo necesario para vigilar la dirección

  • “Hacia dónde vamos”

El plan de gestión:

  • A corto plazo

  • Responde a la estrategia con objetivos operativos

  • Vinculación con el presupuesto

  • Lo necesario para el seguimiento

  • “Por dónde vamos”

Ambos planes se encuentran vinculados entre sí a través del proceso de planificación.

Para la integración del plan de gestión es necesario lo siguiente.
  1. Definición de plazos: definir el largo plazo, hasta dónde se puede intuir los resultados (habitualmente 3-4 años). El plan de gestión: anual

  2. Cuadro de mando: el cuadro de mando, basado en el Mapa Estratégico, recoge la Visión y la Estrategia a largo plazo. Pero también los objetivos para el año en curso, que son la base del plan de gestión.

  3. Top - Down - Top: El plan estratégico marca los parámetros fundamentales, hacia abajo. El plan de gestión completa con todos los indicadores necesarios.

  4. Definición y actualización: Actualización anual en ambos casos. Mantenimiento de horizonte anual base para el plan de gestión.

  5. Toma de decisiones: Las decisiones operativas se basan en el plan de gestión, las estratégicas o estructurales en el plan estratégico.

  6. Despliegue a procesos: El despliegue de la estrategia a través de los procesos, se concreta en planes anuales que son la base fundamental del plan de gestión.

Ejes e instrumentos para la gestión empresarial: los 5 ejes que se deben tener en cuenta para gestionar de forma eficaz son:

La Estrategia:


  • Gestión de personas

  • Finanzas

  • Marketing y ventas

  • Innovación

Se han elegido estos 5 ejes, porque son básicos,transversales y comunes a todas las empresas. Debemos tener en cuenta que existen otros ámbitos de la empresa, como pueden ser la gestión de aprovisionamientos, la gestión de la calidad, la logística, las operaciones, el medio ambiente o el mantenimiento de las instalaciones,que son muy importantes, pero creemos que deberían abordarse una vez estos 5 ejes estén controlados y bien gestionados.Por otro lado, con vistas a gestionar y controlar correctamente los principales ámbitos de gestión de la empresa, es necesario disponer de un cuadro de mando integral.


La estrategia: "una estrategia es el modelo o plan que integra en un todo coherente a los principales objetivos, políticas y secuencias de acción de una organización. Una estrategia bien formulada ayuda a ordenar y asignar los recursos de una forma única y viable, basada en las competencias y carencias internas relativas a la misma, los cambios previsibles del entorno y las eventuales maniobras de contrincantes inteligentes.

Según James Brian Quinn (1980) Strategies for Change: Logical Incrementalism .
“La estrategia es el patrón de objetivos, propósitos o metas, junto con las principales políticas y planes para alcanzarlos, planteados de tal forma que definen en qué negocio está o estará la empresa y el tipo de empresa que es o será".

Kenneth Andrews (1971)The Concept of Corporate Strategy "define esta estrategia como imprescindible que las empresas definan, en primer lugar, su misión, su visión y sus valores.Con estas definiciones configurarán su cultura empresarial".
Misión: es la razón de ser o de existir de la organización, es decir, su declaración de propósitos, que justifica su existencia. Define el área de actividad en la que compite.
Visión: es la imagen futura de lo que se quiere que sea la empresa y su posicionamiento a largo plazo. Expresa hacia dónde se quiere dirigir la empresa y dónde desea llegar. Es el principal objetivo de la organización.
Valores: son los fundamentos de la organización. Regulan el comportamiento de las personas de la organización ante cualquier situación.
La cultura empresarial: es el conjunto de creencias y valores que definen nuestra manera de actuar dentro de la organización empresarial, y en relación con el mundo que nos rodea. La cultura marcará nuestra forma de actuar ante las distintas situaciones o problemas con los que se encuentre la empresa. La cultura debe definir la dirección y debe transmitirla toda la empresa, con el fin de que todo el mundo la interiorice y la haga suya.Resulta muy conveniente que las empresas dispongan de documentación escrita en la que se especifique la cultura empresarial, su plan estratégico y su plan de marketing.Con estas herramientas, quedarán definidos nuestros objetivos a corto y largo plazo, cómo queremos alcanzarlos y cómo queremos que sea nuestra empresa a largo plazo.

Tipos de planeación según el plan de gestión.

  • Planeación Estratégica: la planeación estratégica es la planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Los administradores consideran a la organización una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. El largo plazo se define como un período que se extiende aproximadamente entre 3 y 5 años hacia el futuro. Se debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los administradores deben comprometerse fondos para la planeación sólo cuando puedan anticipar, en el futuro próximo, un rendimiento sobre los gastos de planeación como resultado del analisis de planeación a largo plazo.
    Los costos de la planeación son una inversión y, no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversión.
  • Planeación táctica: consiste en formular planes a corto plazo que pongan derelieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.
    El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro. Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de un año o manos hacia el futuro.
  • La planeación estratégica: se relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar; la planeación táctica se relaciona con el período más corto que sea válido considerar. Ambos tipos de planeación son necesarios. Los administradores necesitan programas de planeación táctica y estratégica, para estos programas deben estar altamente relacionados para tener éxito.La planeación táctica debe concentrarse en lo que debe hacerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organización a que logre sus objetivos a largo plazo, determinados mediante la planeación estratégica.
  • Planeación Operativa: los objetivos, premisas y estrategias deuna empresa determinan la búsqueda y la selección del producto o servicio. Después de seleccionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnológica de producirlo. El diseño de un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicación de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto.
    Los sistemas de administración de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformación, los productos y el sistema de retroalimentación. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa, por lo general, determinan las actividades que debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Fases que conforman el plan de Gestión empresarial.

Fases del Control de Gestión: resulta importante, para poder realizar un diagnostico de la situación del Sistema de Control de Gestión de una organización, destacar un grupo de aspectos que definen el nivel o grado de complejidad y conformación de los sistemas de control de gestión atendiendo a un grupo de características:
· Calidad y con fiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa.
· Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso, características del entorno, tipo de estructura.
· Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor peso en factores de carácter estratégico como planes, presupuestos, proyectos, entre otros.

Según Jordán (1997), "el Control de Gestión pasa por distintas fases en su aplicación, en dependencia de las características de cada organización y los objetivos propuestos por éstas."

  • Fase 0: Situación inicial.
    Contabilidad General, producida anualmente con orientación fiscal. Retrasos de seis meses desde el cierre del ejercicio. Documentos de gestión puntuales. No existe la contabilidad de gestión.
  1. Pedidos clientes
  2. Cifras de ventas
  3. Tesorería a corto plazo.
  4. Sistemas de evaluación estáticos e informales de los resultados.
  • Fase 1: Acciones simultaneadas.
    Se mejora en algo lo existente. Contabilidad operativa.
    Creación de un cuadro de mando mínimo basado en indicadores financieros y de la organización (periodicidad: un mes). Puesta en marcha de una Contabilidad más orientada a la gestión. Obtención mensual de resultados (semestral, trimestral y por último mensual).
    Ésta puesta en marcha supone la de una organización administrativa de cierto nivel.
  • Fase 2: Acciones simultaneadas.
    Creación y puesta en marcha de una Contabilidad Analítica, lo que supone la identificación y formalización de Centros de Responsabilidad a la vez que la consideración de los Factores Críticos del Éxito del negocio.
    Enriquecimiento del Cuadro de Mando:
  1. Se dispone de datos contables de mayor calidad.
  2. Resultados analíticos.
  3. Indicadores NO financieros de los Centros de Responsabilidad.
  4. Paso del seguimiento estático al dinámico.
  • Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo.
  1. Presupuestos anuales por meses.
  2. Estados Financieros anuales provicionales.
    Integración en el Cuadro de Mandos de los presupuestos y análisis de desviaciones. Utilización del Cuadro de Mando como detector de desviaciones. Sistema de presupuestos más desagregados.
  • Fase 4: Acciones simultaneadas.
  1. Elaboración de un plan estratégico "deslizante", esencialmente financiero, por centros de responsabilidad.
  2. Integración del presupuesto a un año en el plan estratégico como primer año del plan.
    Asociación del corto y mediano plazo en un horizonte más amplio.
  • Fase 5: Extensión del proceso presupuestario a dos o tres años.
    El plan operativo se alarga: menos de tres años y mayor de uno. Existen planes de acción con su traducción a términos financieros.
  • Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos siguientes:
  1. Plan estratégico mayor de 5 años.
  2. Plan operativo mayor de 1 año y menor de 3.
  3. Presupuesto: 1 año.
    Seguimiento de resultados presupuestario como proceso de aprendizaje. Integración del seguimiento de resultados al proceso provisional. Cierta flexibilidad en las fechas de elaboración de planes.
  • Fase 7: Integración formal.
    Integración formal de los resultados presentes en la definición de los planes de acción a mediano y largo plazo (desaparición eventual de la noción de presupuesto anual).
    Consolidación de los Centros de Responsabilidad tanto en el aspecto de resultados (contables o no) como en el de previsiones a corto plazo.
  • Fase 8: Delegación de responsabilidades de gestión.
    Utilización de un sistema de seguimiento provisional integrado bajo el aspecto de delegación de responsabilidades de gestión. Cambio de orientación en los criterios de resultados.
    Es necesario destacar que no todas las organizaciones deben estar en la fase más alta e incluso no tienen necesidad de encontrarse en las de mayor nivel. Todo depende de las características de la organización en específico.
    Una organización con determinado grado de centralización, de producción única, y estable en cuanto a su cuota de mercado, de pequeño tamaño y con criterios de supervivencia, no tendrá las mismas necesidades de control que una muy descentralizada, de mediano o gran tamaño, con una amplia variedad en su producción y muchos competidores, gran diversidad en su estructura, un entorno turbulento, y con criterios de maximizar beneficios. Esta clasificación posee una notable importancia metodológica, ya que permite organizar el trabajo analítico a la hora de diagnosticar cual es la situación actual de los sistema s de control de gestión en las organizaciones y establecer cuales serán las principales acciones que de forma inmediata podrán poner a las organizaciones en posibilidades de avanzar a estadios superiores en la ejecución de la función de control con mayores niveles de eficiencia y eficacia.

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